Datenschutz

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

AOK Medien GmbH

Lilienthalstr. 1-3

53424 Remagen

Telefon: 02642 931-0

Telefax: 02642 931-130

E-Mail: info@aok-medien.de

Internet: aok-medien.de

Geschäftsführer: Frank Schmidt, Thomas Reiner

ist der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze.

II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

AGOR AG

Niddastraße 74

60329 Frankfurt am Main

Deutschland

Te.: +49 (0) 69 - 9494 32 410

E-Mail: datenschutz@aok-medien.de

Website: www.agor-ag.com

III. Feststehende Begriffe dieser Datenschutzbestimmungen

„AOK atWork“ verwendet in diesen Datenschutzbestimmungen bestimmte feststehende Begriffe, die Sie kennen sollten:

• Das Programm, das Sie nutzen, wird „AOK atWork“ genannt.
• „Personenbezogene Daten“ oder auch „persönliche Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
• Alle registrierten Teilnehmenden werden „Nutzer“ genannt.
• Die Seite, auf der Sie Ihre eingegebenen und gespeicherten persönlichen Daten gemäß Ihren Angaben und Ihrer Programmnutzung sehen, wird „Profil“ genannt.
• Die im Programm angebotenen Funktionen wie News, Angebote, Aktivität (Herausforderungen, Wettbewerbe), etc. heißen „Content“ oder „Dienste“.

IV. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten der Nutzer unserer Webseite/unserer App erheben und verwenden wir grundsätzlich nur, soweit das zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website/App, unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Grundsätzlich erfolgt die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer nur nach deren Einwilligung. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt in den Fällen, in denen eine Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet oder die Einholung einer vorherigen Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ergeben sich grundsätzlich aus:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO bei Einholung einer Einwilligung der betroffenen Person.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bei Verarbeitungen, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dienen. Miterfasst sind hier Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO bei Verarbeitungen, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO, falls lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht überwiegen. Um die Verarbeitung personenbezogener Daten auf ein berechtigtes Interesse stützen zu können, wird jeweils in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten für jeden einschlägigen Prozess eine Prüfung durchgeführt, wobei folgende drei Voraussetzungen gegeben sein müssen:

1. Der für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortliche oder ein Dritter haben ein berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
2. Die Verarbeitung ist zur Wahrung des berechtigten Interesses erforderlich.
3. Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen nicht.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinaus gehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

V. Nutzung unserer Webseite, allgemeine Informationen

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite/unserer App erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des Nutzers. Dabei können u.a. folgende Information erhoben werden:

• IP-Adresse,
• Zeitpunkt des Zugriffs,
• abgerufene Datei,
• Fehlermeldungen

Die beschriebenen Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Es findet keine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers statt.

2. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch unser System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website/App sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website/App und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten zur Bereitstellung unseres Internetauftritts und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Eine Widerspruchsmöglichkeit des Nutzers besteht daher nicht.

3. Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Sofern Ihre Daten erfasst werden, um die Bereitstellung der Website/App zu gewährleisten, werden die Daten gelöscht, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Werden Ihre Daten in Logfiles gespeichert, erfolgt die Löschung nach spätestens 30 Tagen. Die Speicherdauer für System-Log/Trace beträgt 30 Tage. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich, wobei die die IP-Adressen der Nutzer in diesem Fall gelöscht oder verfremdet werden. Eine Zuordnung des aufrufenden Clients ist so nicht mehr möglich.

VI. Allgemeine Informationen zur Verwendung von Cookies

Auf unserer Webseite verwenden wir ausschließlich technisch erforderliche Cookies. Unter Cookies versteht man Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Rufen Sie eine Website auf, so kann ein Cookie auf Ihrem Betriebssystem gespeichert werden. Dieser enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Cookies werden von uns eingesetzt, um unsere Web-App nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Website erfordern, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

Unsere mobile App verwendet keine Cookies.

1. TDDDG:

Die Speicherung von Cookies, Geräte-Kennungen und ähnlichen Informationen für Tracking-Technologien auf dem (mobilen) Endgerät des Nutzers (Endeinrichtung des Endnutzers) und der Zugriff auf diese Informationen basiert auf den gesetzlichen Regelungen der europäischen ePrivacy-Richtlinie in Verbindung mit dem Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).

Bitte beachten Sie weiterhin, dass sich die Rechtgrundlagen für die Verarbeitung der in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten aus der DSGVO (Art. 6 Abs. 1 S.1 DSGVO) ergeben. Die jeweils im konkreten Fall einschlägige Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten finden Sie weiter unten am jeweiligen Cookie bzw. an der jeweiligen Verarbeitung selbst.

Die primäre Rechtsgrundlage für die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers – mithin insbesondere für die Speicherung von Cookies – ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 S.1 TDDDG. Die Einwilligung wird beim Besuch unserer Webseite erteilt – wobei diese freiwillig ist und selbstverständlich nicht erteilt werden muss – und kann jederzeit in den Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ist eine Einwilligung nicht erforderlich, wenn die Speicherung von Informationen in der Endeinrichtung des Endnutzers oder der Zugriff auf bereits in der Endeinrichtung des Endnutzers gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, damit der Anbieter eines Telemediendienstes einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Telemediendienst zur Verfügung stellen kann. Den Cookie-Einstellungen können Sie entnehmen, welche Cookies als unbedingt erforderlich einzustufen sind (oft auch als „technisch notwendige Cookies” bezeichnet), daher unter die Ausnahmeregelung des § 25 Abs. 2 TDDDG fallen und somit keiner Einwilligung bedürfen.

2. DSGVO:

Auf unserer Plattform werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt.

Wir weisen darauf hin, dass vereinzelte Funktionen unserer Website nur unter Einsatz von Cookies angeboten werden können.

Dabei handelt es sich um folgende Anwendungen:

• Login-Funktion
• Ggf. Spracheinstellungen

Nutzerdaten, die durch technisch notwendige Cookies erhobenen werden, verwenden wir nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Als Nutzer haben Sie folglich die Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Sie können die Übertragung von Cookies einschränken oder deaktivieren, indem Sie Änderungen in den Einstellungen Ihres Internetbrowsers vornehmen. Dort können auch gespeicherte Cookies wieder gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass Sie unter Umständen nicht mehr alle Funktionen unserer Internetseite/unserer App nutzen können, falls Sie Cookies deaktivieren.

VII. Ihre Rechte / Rechte des Betroffenen

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns als Verantwortliche die Information zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden sowie weitere Informationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach Art. 13, 14 DSGVO.

Ihren Auskunftsanspruch könnten Sie geltend machen unter:

datenschutz@aok-medien.de

2. Recht auf Berichtigung

Sollten die von uns verarbeiteten und Sie betreffenden personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie uns gegenüber ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung. Die Berichtigung wird unverzüglich vorgenommen.

3. Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen (Art. 18 DSGVO).

4. Recht auf Löschung

Bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO dargestellten Gründe können Sie verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden.

Wir weisen darauf hin, dass das Recht auf Löschung nicht besteht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist für eine der in Art. 17 Abs. 3 genannten Ausnahmetatbestände.

5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ferner steht Ihnen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben nach der DSGVO ferner das Recht, die uns bereitgestellten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Ihnen steht das Recht zu, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Wir weisen darauf hin, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt wird.

8. Recht auf Widerspruch

Weiterhin haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung steht Ihnen weiterhin das Recht zu, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

10. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sind Sie der Auffassung, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie schließlich das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

VIII. Content Delivery Networks (CDN)

Diese Seite verwendet sogenannte Content Delivery Networks, um Medieninhalte bereitzustellen. Content Delivery Networks (CDN) sind Servernetzwerke, über die Webseitenladezeiten minimiert werden können. Dies geschieht dadurch, dass Inhalte (i.d.R. Bilder, Videos, Skripte usw.) im CDN „hochgeladen“ und verfügbar gemacht werden, sodass Webseitenbesucher diese Inhalte dann vom geographisch bestgelegenen Server des CDN-Betreibers herunterladen und nutzen. Ein Zugriff erfolgt dann direkt auf die Server der Betreiber, so dass dort Daten wie z.B. die aufrufende IP-Adresse, Referrer, Browser-Informationen etc. anfallen können.

IX. E-Mails

1. Allgemeines

Teil des Service von „AOK atWork“ sind verschiedene E-Mails. Dabei können folgende, im Rahmen der Registrierung erhobene, personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Anrede, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse

Eine Weitergabe Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von E-Mails erfolgt nicht. Folgende E-Mails kommen im Rahmen der Services von „AOK atWork“ zum Einsatz:

2. E-Mail-Typen

a) Programm-E-Mails

Als Teil unseres Angebots erhalten Sie App-News. Zweck der Verarbeitung ist die Anpassung der Programmkommunikation an die persönlichen Kommunikationswünsche des Teilnehmenden, d.h. aktivieren oder deaktivieren dieser Funktion.

b) System-relevante E-Mails

Im Rahmen unseres Angebots erhalten Sie System-relevante E-Mails. Dabei handelt es sich insbesondere um E-Mails zur Bestätigung Ihrer Registrierung oder Passwortänderungen. System-relevante E-Mails lassen sich nicht deaktivieren.

3. Rechtsgrundlage

Die vorgenannten E-Mails stellen einen Bestandteil unseres Service dar. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die E-Mails dazu dienen sollen, Sie dazu anzuregen, für Sie interessante Angebote von „AOK atWork“ wahrzunehmen und somit ein Teil unserer Services sind. Die Verarbeitung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, die gewünschte Information zu dem gewählten Programm zu erhalten.

4. Abmeldung, Löschung

Der Versand der Programm-E-Mails kann durch Sie jederzeit beendet werden in dem Sie in Ihrem Profil in den E-Mail-Einstellungen einen entsprechenden Status setzen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die im Rahmen der Services von „AOK atWork“ verarbeitet werden, der Fall, wenn Sie Ihr Konto für „AOK atWork“ löschen. Sofern Sie ihr Konto für „AOK atWork“ löschen, werden die Daten nur noch für die Dauer von gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen oder für 30 Tage gespeichert.

5. Statistische Erhebung

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir bei Versand der E-Mails das Nutzerverhalten auswerten. Dazu verarbeiten wir in aggregierter, anonymer Form Informationen darüber, ob ein Newsletter angeklickt oder geöffnet wurde und ob und wie oft Verlinkungen in dem Newsletter angeklickt werden.

Diese Informationen können wir nicht auf Sie bzw. auf einzelne Nutzer zurückführen. Rechtsgrundlage für die Aggregierung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, unsere Services auswerten und verbessern zu können.

X. Elektronische Kontaktaufnahme

Ferner besteht die Möglichkeit, uns über die bereitgestellte E-Mail-Adresse support@aokatwork zu kontaktieren. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet in diesem Zusammenhang nicht statt, die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Kommunikationsaufnahme verwendet.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO.

Sollten während des Absendevorgangs weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden, so dienen diese nur dazu, einen Missbrauch der Kontaktanfrage zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von 30 Tagen gelöscht.

XI. Registrierung und Login

1. Registrierung

Sie haben die Möglichkeit, sich auf in der Web-App/App unter Angabe Ihrer personenbezogenen Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben, an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

Geschlecht, Geburtsdatum*, Vorname*, Nachname*, E-Mail-Adresse*, Unternehmenszuordnung, optional Standort

*Pflichtfelder

Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

Datum und Uhrzeit der Registrierung

Eine Registrierung dient regelmäßig der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, in Form der erweiterten Nutzung unseres Webangebotes. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist daher Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Nach der Registrierung haben Sie in Ihrem Kontobereich die Möglichkeit die Services von „AOK atWork“ zu nutzen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs erhobenen Daten der Fall, wenn die Registrierung auf unserer Internetseite aufgehoben oder abgeändert wird.

Dies ist für die zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erhobenen Daten dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Die Nutzung von „AOK atWork“ erfordert die Speicherung der personenbezogenen Daten während der Vertragslaufzeit. Zudem müssen Gewährleistungsfristen beachtet werden und die Speicherung von Daten für steuerliche Zwecke. Welche Speicherfristen hierbei einzuhalten sind, lässt sich nicht pauschal festlegen, sondern muss für die jeweils geschlossenen Verträge und Vertragsparteien im Einzelfall ermittelt werden.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Ferner können Sie auch über Sie gespeicherten Daten jederzeit abändern lassen.

Falls Sie ihr Konto löschen möchten, können Sie dies jederzeit in Ihrem Profil tun.

Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

2. Login

Im Rahmen des Logins werden Anmeldeweg, E-Mail-Adresse und Passwort überprüft und die Daten des jeweiligen Logins im Programm gespeichert.

Zweck ist die Bereitstellung von nutzungsabhängigem Content und damit die Unterstützung des Teilnehmenden der Entwicklung gesunder Routinen. Darüber hinaus dienen diese Daten zur Unterstützung der Teilnehmenden bei Anmeldeproblemen und statistische Auswertungen zur Nutzungsoptimierung.

XII. Services von „AOK atWork“

Wenn Sie sich auf „AOK atWork" registrieren, werden Sie zur ausdrücklichen Erteilung Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen von „AOK atWork“ aufgefordert, um den bestmöglichen Nutzen aus den von uns zur Verfügung gestellten Diensten ziehen zu können. Wir verarbeiten im Rahmen der Nutzung unserer Services von „AOK atWork“ verschiedene personenbezogene Daten von Ihnen.

Die Verarbeitung dieser Daten dient der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei Sie als Nutzer sind oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, in Form der erweiterten Nutzung unseres Webangebotes. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist daher Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die im Rahmen der Services von „AOK atWork“ verarbeitet werden, der Fall, wenn Sie Ihr Konto für „AOK atWork“ löschen. Sie können Ihr Konto für „AOK atWork“ jederzeit löschen. Nach der Löschung werden die Daten nur aufbewahrt, wenn dies zwingend notwendig ist. Wenn die Speicherung keiner gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist unterliegt dann werden Ihre sonstigen Daten nach einer Dauer von 30 Tagen nach der Löschung Ihres Kontos gelöscht.

1. Lebensstilbefragung

Verarbeitung von Informationen zum Lebensstil – insbesondere zu Krafttraining, Inaktivität, Schlaf, Ernährung, Stress, Ausdauer, Wohlbefinden und Rauchen – mit dem Ziel, den Lebensstil zu bewerten, Handlungsfelder mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und dazu passende Angebote sowie Informationen bereitzustellen.

2. Persönliche Daten

Bei der Anmeldung zur App bzw. Web App werden Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Unternehmenszugehörigkeit erfasst, um die Berechtigung der Nutzenden zum Zugriff auf die Services von AOK atWork zu prüfen und sie in der Kommunikation sowie Nutzung der App anzusprechen.

Im Rahmen gemeinsamer Aktivitäten (Wettbewerbe, Herausforderungen) können zusätzlich ein Anzeigename sowie ein Profilbild gewählt werden. Diese Daten und die Aktivitätsdaten (Schritte, aktive Minuten, zurückgelegte Entfernungen, Stockwerke) werden anderen Teilnehmenden im Rahmen dieser gemeinsamen Aktivitäten angezeigt und zur Vergabe von Bonuspunkten, Herzen und Abzeichen ausgewertet.

3. App und Geräte

Zur Ermittlung der Aktivitätsdaten können Sportuhren, Tracker und Apps angebunden werden; die übertragenen Aktivitätsdaten werden übernommen, und der verwendete Tracker wird anderen Teilnehmenden angezeigt.

4. Benachrichtigungen

Nutzende können bei der Anmeldung Push-Benachrichtigungen aktivieren und erhalten so Hinweise auf besondere Newsbeiträge, Informationen zu Aufgaben, Herausforderungen, Wettbewerben, Kursen sowie auf neue Chat-Nachrichten. Zusätzlich können Erinnerungen gesetzt werden, um Ziele regelmäßig zu bestätigen und E-Mail-Nachrichten zu Lebensstil und Gesundheit zu empfangen.

5. Nachrichten, Quizfragen und Umfragen

Beim Öffnen von Nachrichten, Quizfragen und Umfragen wird die Aktion protokolliert; bei Quizzen und Umfragen wird außerdem die gewählte Antwort statistisch und anonymisiert ausgewertet.

6. Aktivitäten: Herausforderungen und Wettbewerbe

Die Teilnahme an Herausforderungen und Wettbewerben wird anderen Teilnehmenden mit Anzeigenamen, Profilbild den dabei erzielten Ergebnissen (Rang, Position) sowie die geleisteten täglichen Aktivitätsdaten (Schritte, aktive Minuten, zurückgelegte Entfernungen, Stockwerke) des Teilnehmenden angezeigt. Bei Wettbewerben wird zusätzlich die Zugehörigkeit zur Wettbewerbsgruppe gespeichert und angezeigt.

7. Ziele

Das Setzen von Zielen wird pro Teilnehmer gespeichert – einschließlich des Zieltyps, der Zielkonfiguration, des Zeitpunkts der Zielsetzung und der Häufigkeit der Zielerreichung. Zudem können ein oder mehrere Erinnerungszeitpunkte eingestellt und gespeichert werden.

8. Angebote

Die Nutzung der Angebote (Art, Zeitpunkt, Dauer) wird statistisch erfasst und anonym ausgewertet, um die Akzeptanz der Angebote zu messen.

9. Wochenaufgaben

Die Teilnahme an Wochenaufgaben und deren Erledigung werden pro Teilnehmer erfasst; daraus resultierende Punkte und Herzen werden dem Teilnehmer gutgeschrieben.

10. Belohnungen

Mit den erlangten Herzen können Belohnungen eingelöst werden. Dabei werden die eingelöste Belohnung, die verbrauchten Herzen und der Einlösezeitpunkt gespeichert, um Missbrauch zu verhindern.

11. Kanäle

Teilnehmende können bestimmten Programminhalten in Form sog. Kanäle folgen und diese im Programm aktivieren/deaktivieren und auswählen.

Zweck der Speicherung der Daten ist der automatisierte Versand einer Benachrichtigung über neue Inhalte eines Themas an diejenigen Teilnehmenden, die das abonniert haben. Darüber hinaus werden den Programmteilnehmenden im Portal – nach deren gewählten Kanälen – vorsortierte Inhalte präsentiert.

Die Daten werden darüber hinaus anonymisiert für statistische Auswertungen benötigt.

12. Favoriten

Teilnehmende können News und Angebote als Favoriten markieren. Zweck der Speicherung ist die Erstellung und Anzeige einer persönlichen Favoritenliste im Portal und statistische Auswertungen zu favorisierten Themeninhalten.

XIII. Nutzung von „AOK atWork“ als Programm zur Betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) oder im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM)

1. BGM-Verantwortliche

Es gibt zwei Arten von Nutzern: Teilnehmende (App/Web-App) und Administrierende (BGM-Verantwortliche der Unternehmen sowie AOK-Fachkräfte und AOK-Produktverantwortliche).

Zweck dieser Unterscheidung ist die Nutzung der Funktionen, die im Admin-Webportal bereitgestellt werden, durch Administrierende.

Datenschutzrechtlich sind folgende Bereiche relevant:

Organisieren

• Team: In diesem Bereich können Administrierende anderen Nutzenden weitere Berechtigungen einräumen.

Analysieren

• Unternehmensreport: In diesem Bereich sehen die Administrierenden einen anonymisierten Bericht des Nutzendenverhaltens in der Plattform. Das Reporting wird erst ab einer Zahl von 10 Nutzenden im Unternehmen angezeigt. Es sind keine Rückschlüsse auf einzelne Nutzende möglich.

Gestalten

• Wettbewerbe: In diesem Bereich können Administrierende Wettbewerbe anlegen. Die Teilnehmenden ordnen sich selbst vordefinierten Gruppen zu. Eine anonymisierte Statistik gibt einen Überblick über die Anzahl der Teilnehmenden, deren kumuliertes Ergebnis, die Rangfolge der Gruppen und deren Gesamtergebnis sowie den Chat mit der Möglichkeit, Chat-Nachrichten zu löschen.
• Termine: In diesem Bereich können Administrierende Einzeltermine, Terminauswahlen und Terminreihen anlegen und administrieren. Der Administrierende erhält einen Überblick über die angemeldeten Teilnehmenden. Für die Durchführung der Buchungen werden die angegebenen personenbezogenen Daten in einer Datenbank hinterlegt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, i.d.R. nach der Durchführung des Termins.
• Service-Bereich: In diesem Bereich können Administrierende Ansprechpersonen mit Bild, Namen, Rolle sowie Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) hinterlegen und eine individuelle Firmenseite mit Bild, Titel, Text und Verlinkung anlegen und verwalten.

Auch wenn das Programm den Nutzenden über ein Unternehmen, Versicherung, Krankenkasse, etc. zur Verfügung gestellt wird, ist die Weitergabe persönlicher Daten an das jeweilige vermittelnde Unternehmen datenschutzrechtlich ausgeschlossen.

„AOK atWork“ stellt Unternehmen nur komplett anonymisierte, statistische Auswertungen zur Nutzung des Programms zur Verfügung. Ein Rückschluss auf Personen oder personenbezogene Daten ist über diese Auswertungen nicht möglich.

Der Programmanbieter ist nur in den nachfolgend benannten Fällen berechtigt, bei Rückfragen an das vermittelnde Unternehmen, personenbezogene Informationen, wie die E-Mail-Adresse, mit dem Unternehmen auszutauschen.

2. E-Mail-Adresse, Name, Vorname

Können Teilnehmende per E-Mail nicht erreicht werden und erhält der Programmanbieter eine sog. Bounce-E-Mail zurück (d.h. die E-Mail konnte technisch nicht an den Nutzer übermittelt werden), kann zur Statusklärung und/oder Problemlösung ein Abgleich mit demjenigen Unternehmen durchgeführt werden, dem der Teilnehmende über seinen Zugangscode zugeordnet ist.

3. Kontaktanfragen von Teilnehmenden

Richten Teilnehmende, die einem Unternehmen zugeordnet sind, Fragen an den Programmbetreiber, die einen expliziten Bezug zum jeweiligen Unternehmen haben, können diese Fragen zur Klärung des Sachverhalts an das Unternehmen - unter Nennung des Namens und der E-Mail-Adresse - weitergeleitet werden.

XIV. Internes Reporting und Statistiken

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass alle Interaktionen mit unserer Plattform „AOK atWork“ in aggregierter, anonymer Form getracked werden können und einige davon in einem zentralen Dashboard zusammengeführt werden.

Stand: 13.05.2025